Archiefbeheer door Rhenus Office Systems Netherlands. Bekijk de service van Rhenus bij Archiefopslag.Archiefbeheer door Rhenus Office Systems Netherlands. Bekijk de service van Rhenus bij Archiefopslag.

Archiefbeheer uitbesteden?

Het bespaart u tijd en kosten!

 

Info - Offerte
keyboard_arrow_up

Een fysiek archief met veeleisend archiefbeheer?

Daar zijn we helemaal in thuis.

Archiefbeheer in de archiefopslag van Rhenus Office Systems. Uw dossiers, documenten en datadragers blijven opvraagbaar. Ze kunnen fysiek en digitaal worden aangeleverd.
  • Zeer hoge security om uw vertrouwelijke gegevens te beschermen
  • Geheel conform AVG en branchespecifieke eisen
  • Gesloten proces van uw locatie naar onze locatie
  • Archiefbeheer middels barcode systeem
  • Inrichting autorisatiesysteem voor bevoegdheden opvragen documenten
  • Registratie van opvragingen in systeem
  • Fysieke aanlevering documenten mogelijk
  • Scan on Demand specifieke documenten (digitale aanlevering)
  • Ook gedeeltelijke of complete digitalisering van uw archief mogelijk
  • Ook papiervernietiging en datavernietiging mogelijk op onze archiefopslaglocatie
  • Gecertificeerde vernietiging: u ontvangt Vernietigingscertificaten als bewijs

Hoe werkt slim fysiek archiefbeheer door Rhenus?

De manier waarop wij uw fysieke archief opzetten en beheren, is helemaal afhankelijk van uw wensen. Rhenus adviseert u daarin en kijkt daarbij vooral naar hoe uw organisatie met het archief omgaat. Worden de papieren dossiers zelden of nooit meer geraadpleegd? Of juist vaak? Of sommige delen wel, andere delen niet? De meest slimme oplossing in de zin van snelheid en kosten, hangt ondermeer van deze factoren af. Zo gebeurt het regelmatig dat vaak opgevraagde dossiers worden gedigitaliseerd en via ons beveiligde systeem direct inzichtbaar zijn, en dat de andere dossiers gewoon fysiek worden opgeslagen totdat de wettelijke bewaartermijn is verstreken. 

Archiefbeheer met barcode systeem. Veeleisende archiefbeheer extern uitbesteden aan Rhenus Office Systems Netherlands.

Archiefbeheer met barcodesysteem

Elk fysiek archiefstuk van onze klanten, of het nu gaat om documenten, dossiers, datadragers of archiefdozen, bevat kenmerken die in combinatie met de archief opslaglocatie in ons automatiseringssysteem worden vastgelegd. Daarvoor gebruiken we een barcodesysteem. Uw archief wordt bij binnenkomst met de hand verwerkt aan de hand van op voorhand en in nauwe samenspraak met u, vastgelegde indexcriteria. Bovendien is de archiefopslag in onze gebouwen gesorteerd naar klant of gebeurt door middel van een dynamisch opslagsysteem. Deze manier van archiefbeheer in onze archiefopslag bespaart ruimte. Dankzij deze efficiënte werkwijze zijn alle items uit uw archief gemakkelijk en snel terug te vinden. U kunt altijd items opvragen. Die bezorgen we fysiek, of we maken een scan en sturen u de digitale versie, dat noemen we Scan on Demand.
 

Archiefbeheer middels barcodesysteem. Rhenus Office Systems Netherlands.

Veilige en gecertificeerde toegang tot uw documenten

Dankzij ons efficiënt archiefbeheersysteem hebben onze klanten snel toegang tot hun archief. Via de snelle digitale service Scan on Demand, of we leveren binnen 24-uur de originele documenten. Uiteraard gelden voor het opvragen van documenten ook strenge veiligheidseisen en autorisatie richtlijnen. Daar maken we van te voren goede afspraken over en stellen onze systemen daar op in. De toegangsgeschiedenis blijft ook na de vernietiging van de documenten in het automatiseringssysteem opgeslagen, waardoor deze altijd volledig valt te achterhalen. Zowel ons archiefbeheer systeem als onze processen zijn gecontroleerd en gecertificeerd volgens ISO 9001 en ISO 27001.

Document management systeem Rhenus met Scan on Demand service. Via ons zelf ontwikkelde automatiseringssysteem, een document management systeem,  hebben onze klanten snel toegang tot het documentenarchief.

100% AVG-Proof en veilige vernietiging

We spreken vooraf met u af welke documenten en datadragers uit uw archief na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijnen vernietigd moeten worden. Dat gebeurt ook in de gesloten procedure van Rhenus, namelijk ter plekke op de locatie van uw archief. U ontvangt een Vernietigingscertificaat als bewijs. 

Meer weten over datavernietiging van Rhenus? Ook voor documenten en datadragers die niet gearchiveerd hoeven te worden? Klik hier. 

Archiefvernietiging door Rhenus? Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn kunnen we u documenten en datadragers veilig en AVG-Proof vernietigen met Vernietigingscertificaat.

Kostenbesparing door outsourcen archiefbeheer

Naast dat u op ruimte en mankracht bespaard, betekent veilig en veeleisend archiefbeheer ook de aanschaf en inzet van beveiligingstechnologie, een complexe infrastructuur en een revisie zekere organisatie van het totale documentenbeheer. Deze investering is noodzakelijk als u uw documenten en data wilt beveiligen. Als u kiest voor Rhenus dan bespaart u al deze kosten en kunt u vertrouwen op een veilig en betrouwbaar archiefbeheer.

Weten wat u kunt besparen? Neem contact met ons op.

Kosten besparen door externe archiefopslag en extern archiefbeheer door Rhenus Office Systems Netherlands.

Overtuigd van de toegevoegde waarde en kostenbesparing van archiefopslag en archiefbeheer door Rhenus?

Vul het contactformulier in en we nemen snel contact met u op.

Contactformulier
Informatie of een offerte voor archiefopslag, archiefbeheer, digitaliseren, digitaal archief, documentbeheer? Neem contact met ons op voor meer informatie of een offerte.