Archiefopslag extern uitbesteden?

Archiefopslag met unieke servicediensten en individuele oplossingen.

DIRECT MEER INFO OF EEN OFFERTE AANVRAGEN
keyboard_arrow_up

DE OPSLAG EN HET BEHEER VAN UW ARCHIEF EXTERN UITBESTEDEN?

DAT IS ARCHIEFRUIMTE HUREN MET VEEL TOEGEVOEGDE WAARDEN! DE VOORDELEN VAN EXTERNE ARCHIEFOPSLAG OP EEN RIJ:

  • Kostenbesparend
  • Ruimtebesparend
  • Locaties door heel Nederland en andere Europese landen
  • Gesloten procedure van transport naar opslag en uiteindelijke vernietiging
  • Veiliger: beveiligde gebouwen, geautoriseerde toegang, gescreende medewerker
  • Strikte geheimhouding
  • Beveiligingsniveau op maat. Ook hoogste beveiligingsklasse
  • Beveiligde en geconditioneerde gebouwen
  • Bescherming tegen inbraak, brandschade, waterschade, calamiteiten en ongedierte
  • Opslag afhankelijk van frequentie van raadplegen
  • Opslag van papier, films, foto’s, tapes, microfiches, CD’s, harde schijven en andere datadragers
  • Geautomatiseerde opslag archief middels barcode system
  • Online archief opvraagsysteem
  • Uw archieven geïndexeerd op niveau van archiefdoos en dossiers in archiefdoos
  • Maatwerk op gebied van digitalisering, bewaartermijnen en vernietigingsdata
  • Dossiers zijn 24/7 op te vragen
  • Snelle en veilige aanlevering fysieke dossiers
  • Scan on Demand: snelle digitale aanlevering dossiers
  • Gegevensbescherming conform AVG of hogere eisen
  • Gecertificeerd ISO 9001:2015, ISO/IEC 27001, ISO 50001, ISO/IEC 21964-2018
  • Gecertificeerde vernietiging na verloop bewaartermijn volgens strengste Europese DIN 66399 norm, gecertificeerd CA+

Benieuwd naar onze oplossingen?

Direct een offerte aanvragen
Uw archief extern opslaan? Huur archiefruimte bij Rhenus Office Systems en profiteer van de vele extra toegevoegde waarden. Neem contact met ons op voor informatie en een offerte.

Uw archief is veilig bij Rhenus

Bij uw zoektocht naar archiefruimte om te huren komt er in het geval van vertrouwelijke documenten en datadragers veel bij kijken. Om aan de hoge eisen voor externe archiefopslag van onze klanten te kunnen voldoen, zijn onze archiefopslag gebouwen uitgerust met de modernste beveiligingstechniek waardoor we consequent de bescherming van de documenten en datadragers kunnen waarborgen. Meer dan 15.000 klanten in binnen- en buitenland maken gebruik van onze archiefopslag locaties en hebben ons meer dan 10 miljard documenten toevertrouwd ter bewaring. Wij bewaren documenten en datadragers zowel voor grote bedrijven en openbare instellingen, als voor het midden- en kleinbedrijf. We kennen hoge normen die in sommige sectoren worden gesteld als geen ander, denk aan accountants, banken, ministeries, advocatenkantoren, huisartsenpraktijken en andere zorgverleners. Uw archief is bij ons in betrouwbare en professionele handen!

Archiefruimte, archiefopslag, bij Rhenus Office Systems Netherlands

Veilige externe archiefopslag begint bij Rhenus al bij het transport

Onze archiefopslag voldoet aan de hoogste veiligheidseisen van onze klanten. Dat begint al bij het transport van uw archief naar onze archiefopslag locaties. Uniek bij Rhenus is de totale gesloten procedure voor optimale beveiliging van uw archief. Van transport, opslag tot en met uiteindelijke vernietiging blijft alles in één hand bij Rhenus. 

Archiefopslag in beveiligde archiefopslag gebouwen

Uw archief extern opslaan? Rhenus beschikt over diverse beveiligde en geconditioneerde archiefopslag gebouwen op verschillende locaties in Nederland en andere Europese landen, waar u archiefruimte kunt huren. De exacte locaties zijn geheim voor de veiligheid, tenslotte liggen daar gevoelige en vertrouwelijke documenten en datadragers opgeslagen. High-security archivering, archiefopslag, archiefbeheer en document management is een belangrijke competentie van Rhenus Office Systems. 

Veilig uw archief elders opslaan? Bij Rhenus Archiefopslagis uw archief in veilige handen. Uw archief in beveiligde archiefopslag gebouwen in Nederland en andere Europese landen.

Fysiek archiefbeheer met barcodesysteem

Elk fysiek archiefstuk van onze klanten, of het nu gaat om documenten, dossiers, datadragers of archiefdozen, bevat kenmerken die in combinatie met de archief opslaglocatie in ons automatiseringssysteem worden vastgelegd. Daarvoor gebruiken we een barcodesysteem. Uw archief wordt bij binnenkomst met de hand verwerkt aan de hand van op voorhand en in nauwe samenspraak met u, vastgelegde indexcriteria. Bovendien is de archiefopslag in onze gebouwen gesorteerd naar klant of gebeurt door middel van een dynamisch opslagsysteem. Deze manier van archiefbeheer in onze archiefopslag bespaart ruimte. Dankzij deze efficiënte werkwijze zijn alle items uit uw archief gemakkelijk en snel terug te vinden. U kunt altijd items opvragen. Die bezorgen we fysiek, of we maken een scan en sturen u de digitale versie, dat noemen we Scan on Demand.
 

Archiefbeheer middels barcodesysteem. Rhenus Office Systems Netherlands.

Veilige en gecertificeerde toegang tot uw documenten

Dankzij ons efficiënt archiefbeheersysteem hebben onze klanten snel toegang tot hun archief. Via de snelle digitale service Scan on Demand, of we leveren binnen 24-uur de originele documenten. Uiteraard regelen we van te voren goed met u wie autorisatie heeft voor specifieke documenten en deze mag opvragen. Dit leggen we ook vast in het systeem. De toegangsgeschiedenis blijft ook na de vernietiging van de documenten in het automatiseringssysteem opgeslagen, waardoor deze altijd volledig valt te achterhalen. Zowel ons archiefbeheer systeem als onze processen zijn gecontroleerd en gecertificeerd volgens ISO 9001 en ISO 27001.

Document management systeem Rhenus met Scan on Demand service. Via ons zelf ontwikkelde automatiseringssysteem, een document management systeem,  hebben onze klanten snel toegang tot het documentenarchief.

Veelgestelde vragen archiefopslag

Wat is het meest efficiënt? Intern of extern?

Wat is het meest efficiënt? Interne of externe archiefopslag?

Er is een aantal factoren dat bepalend is voor uw keuze om de opslag van uw archief uit te besteden aan een professionele en gecertificeerde partner:

  1. De opslag van uw archief extern kan efficiënter zijn als de vierkante meterprijs van uw kantoor hoger ligt dan bij het huren van een externe archiefruimte;
  2. Uw eigen archiefruimte is niet beveiligd en de noodzakelijke beveiliging van vertrouwelijke documenten in uw archief is te kostbaar om zelf intern te regelen;
  3. Uw eigen archiefruimte is niet geconditioneerd;
  4. Het is intern bij u lastig te organiseren om vertrouwelijke documenten of dossiers uit het archief snel op te vragen. Fysiek of via Scan on Demand;
  5. Extra archiefservices zoals digitalisering van documenten die regelmatig geraadpleegd zullen worden, archiefbeheer, Scan on Demand, haal- en brengservice en documentbeheer, zijn voor u niet realiseerbaar of te duur om zelf professioneel op te zetten.

Rhenus beschikt over diverse high-security geconditioneerde archiefopslag gebouwen in Nederland en andere Europese landen, en stemt de oplossing voor uw archief op maat met u af!

add

Analoog laten of digitaliseren?

Moet ik mijn archief analoog laten of moet ik mijn archief laten digitaliseren?

Het digitaliseren van uw archief is een dienst die Rhenus ook verleent, alleen is het niet altijd slim om uw gehele archief te digitaliseren. Dat kan ook gedeeltelijk. Veel documenten die nu nog op papier staan en bewaard moeten worden, worden zelden of nooit meer geraadpleegd. Het digitaliseren daarvan is derhalve niet alleen een kostbare, maar ook inefficiënte oplossing. Door het efficiënte archief- en documentbeheer van Rhenus kan Rhenus u snel de beschikking geven over dossiers en datadragers in uw archief. U kunt ze snel en veilig opvragen. Rhenus komt ze fysiek brengen of scant documenten voor u in om ze vervolgens digitaal via een zeer beveiligd proces aan te leveren. Dit laatste noemen we Scan on Demand.

add

Wettelijke bewaartermijn verstreken?

Wat gebeurt er met het archief als de bewaartermijn verstreken is?

Wettelijk bent u verplicht om bijvoorbeeld uw administratie 7 jaar te bewaren. En misschien heeft u wel een ander archief dat u levenslang wilt bewaren? Of korter dan 7 jaar? Rhenus stemt met u precies af wat uw eisen zijn ten aanzien van de bewaartermijnen. Is de bewaartermijn verstreken dan krijgt u een seintje van Rhenus. Rhenus kan dan eveneens zorgen voor de veilige, volgens de strengste Europese normering DIN 66399, vernietiging van uw archief. Ook deze archiefvernietiging behoort tot het totaal pakket van Rhenus. Rhenus is verder CA+ gecertificeerd en beschikt over de ISO 9001 en ISO 27001 certificering. 

Download hier de wettelijke bewaartermijnen

add

Meer informatie of een offerte aanvragen voor het huren van archiefruimte?

Neem contact met ons op.

Contactformulier
Fysieke archiefopslag van dossiers en datadragers zoals harde schijven. Gecertificeerde en veilige archiefopslag met archiefbeheer.