Archiefopslag extern uitbesteden?

Bij uw zoektocht naar archiefruimte om te huren komt er in het geval van vertrouwelijke documenten en datadragers veel bij kijken. Om aan de hoge eisen voor externe archiefopslag van onze klanten te kunnen voldoen, zijn onze archiefopslag gebouwen uitgerust met de modernste beveiligingstechniek waardoor we consequent de bescherming van de documenten en datadragers kunnen waarborgen. Meer dan 15.000 klanten in binnen- en buitenland maken gebruik van onze archiefopslag locaties en hebben ons meer dan 10 miljard documenten toevertrouwd ter bewaring. Wij bewaren documenten en datadragers zowel voor grote bedrijven en openbare instellingen, als voor het midden- en kleinbedrijf. We kennen de hoge normen die in sommige sectoren worden gesteld als geen ander, denk aan accountants, banken, ministeries, advocatenkantoren, huisartsenpraktijken en andere zorgverleners. Uw archief is bij ons in betrouwbare en professionele handen! En uiteraard is ook uw archiefbeheer daarbij op maat voor u te organiseren. U behoudt ten alle tijden toegang tot uw dossiers. 

Uw archief extern opslaan? Rhenus beschikt over diverse beveiligde en geconditioneerde archiefopslag gebouwen op verschillende locaties in Nederland en andere Europese landen, waar u archiefruimte kunt huren. De exacte locaties zijn geheim voor de veiligheid, tenslotte liggen daar gevoelige en vertrouwelijke documenten en datadragers opgeslagen. High-security archivering, archiefopslag, archiefbeheer en document management is een belangrijke competentie van Rhenus Office Systems. 

De manier waarop wij uw fysieke archief opzetten en beheren, is helemaal afhankelijk van uw wensen. Rhenus adviseert u daarin en kijkt daarbij vooral naar hoe uw organisatie met het archief omgaat. Worden de papieren dossiers zelden of nooit meer geraadpleegd? Of juist vaak? Of sommige delen wel, andere delen niet? De meest slimme oplossing in de zin van snelheid en kosten, hangt ondermeer van deze factoren af. Zo gebeurt het regelmatig dat vaak opgevraagde dossiers worden gedigitaliseerd en via ons beveiligde systeem direct inzichtbaar zijn, en dat de andere dossiers gewoon fysiek worden opgeslagen totdat de wettelijke bewaartermijn is verstreken. 

Dankzij ons efficiënt archiefbeheersysteem hebben onze klanten snel toegang tot hun archief. Via de snelle digitale service Scan on Demand, of we leveren binnen 24-uur de originele documenten. Uiteraard regelen we van te voren goed met u wie autorisatie heeft voor specifieke documenten en deze mag opvragen. Dit leggen we ook vast in het systeem. De toegangsgeschiedenis blijft ook na de vernietiging van de documenten in het automatiseringssysteem opgeslagen, waardoor deze altijd volledig valt te achterhalen. Zowel ons archiefbeheer systeem als onze processen zijn gecontroleerd en gecertificeerd volgens ISO 9001 en ISO 27001.

Naast dat u op ruimte en mankracht bespaard, betekent veilig en veeleisend archiefbeheer ook de aanschaf en inzet van beveiligingstechnologie, een complexe infrastructuur en een revisie zekere organisatie van het totale documentenbeheer. Deze investering is noodzakelijk als u uw documenten en data wilt beveiligen. Als u kiest voor Rhenus dan bespaart u al deze kosten en kunt u vertrouwen op een veilig en betrouwbaar archiefbeheer.

Weten wat u kunt besparen? Neem contact met ons op.