Archiefopslag extern uitbesteden?

Kies voor de externe opslag van uw archief met maatwerk archiefbeheer en unieke servicediensten.

NEEM CONTACT MET ONS OP VOOR MEER INFORMATIE
keyboard_arrow_up

Archiefopslag en archiefbeheer extern uitbesteden? Uw archief is veilig bij Rhenus

Bij uw zoektocht naar archiefruimte om te huren komt er in het geval van vertrouwelijke documenten en datadragers veel bij kijken. Om aan de hoge eisen voor externe archiefopslag van onze klanten te kunnen voldoen, zijn onze archiefopslag gebouwen uitgerust met de modernste beveiligingstechniek waardoor we consequent de bescherming van de documenten en datadragers kunnen waarborgen. Meer dan 15.000 klanten in binnen- en buitenland maken gebruik van onze archiefopslag locaties en hebben ons meer dan 10 miljard documenten toevertrouwd ter bewaring. Wij bewaren documenten en datadragers zowel voor grote bedrijven en openbare instellingen, als voor het midden- en kleinbedrijf. We kennen de hoge normen die in sommige sectoren worden gesteld als geen ander, denk aan accountants, banken, ministeries, advocatenkantoren, huisartsenpraktijken en andere zorgverleners. Uw archief is bij ons in betrouwbare en professionele handen! En uiteraard is ook uw archiefbeheer daarbij op maat voor u te organiseren. U behoudt ten alle tijden toegang tot uw dossiers. 

Archiefruimte, archiefopslag, bij Rhenus Office Systems Netherlands

Veilige externe archiefopslag begint bij Rhenus al bij het transport

Onze archiefopslag voldoet aan de hoogste veiligheidseisen van onze klanten. Dat begint al bij het transport van uw archief naar onze archiefopslag locaties. Uniek bij Rhenus is de totale gesloten procedure voor optimale beveiliging van uw archief. Van transport, opslag tot en met uiteindelijke vernietiging blijft alles in één hand bij Rhenus. 

Veilig transport van uw archief. Archiefopslag volgens totale gesloten procedure bij Rhenus Office Systems Netherlands.

Archiefopslag in beveiligde archiefopslag gebouwen

Uw archief extern opslaan? Rhenus beschikt over diverse beveiligde en geconditioneerde archiefopslag gebouwen op verschillende locaties in Nederland en andere Europese landen, waar u archiefruimte kunt huren. De exacte locaties zijn geheim voor de veiligheid, tenslotte liggen daar gevoelige en vertrouwelijke documenten en datadragers opgeslagen. High-security archivering, archiefopslag, archiefbeheer en document management is een belangrijke competentie van Rhenus Office Systems. 

Veilig uw archief elders opslaan? Bij Rhenus Archiefopslagis uw archief in veilige handen. Uw archief in beveiligde archiefopslag gebouwen in Nederland en andere Europese landen.

Hoe werkt slim fysiek archiefbeheer door Rhenus?

De manier waarop wij uw fysieke archief opzetten en beheren, is helemaal afhankelijk van uw wensen. Rhenus adviseert u daarin en kijkt daarbij vooral naar hoe uw organisatie met het archief omgaat. Worden de papieren dossiers zelden of nooit meer geraadpleegd? Of juist vaak? Of sommige delen wel, andere delen niet? De meest slimme oplossing in de zin van snelheid en kosten, hangt ondermeer van deze factoren af. Zo gebeurt het regelmatig dat vaak opgevraagde dossiers worden gedigitaliseerd en via ons beveiligde systeem direct inzichtbaar zijn, en dat de andere dossiers gewoon fysiek worden opgeslagen totdat de wettelijke bewaartermijn is verstreken. 

Archiefbeheer met barcode systeem. Veeleisende archiefbeheer extern uitbesteden aan Rhenus Office Systems Netherlands.

Fysiek archiefbeheer met barcodesysteem

Elk fysiek archiefstuk van onze klanten, of het nu gaat om documenten, dossiers, datadragers of archiefdozen, bevat kenmerken die in combinatie met de archief opslaglocatie in ons automatiseringssysteem worden vastgelegd. Daarvoor gebruiken we een barcodesysteem. Uw archief wordt bij binnenkomst met de hand verwerkt aan de hand van op voorhand en in nauwe samenspraak met u, vastgelegde indexcriteria. Bovendien is de archiefopslag in onze gebouwen gesorteerd naar klant of gebeurt door middel van een dynamisch opslagsysteem. Deze manier van archiefbeheer in onze archiefopslag bespaart ruimte. Dankzij deze efficiënte werkwijze zijn alle items uit uw archief gemakkelijk en snel terug te vinden. U kunt altijd items opvragen. Die bezorgen we fysiek, of we maken een scan en sturen u de digitale versie, dat noemen we Scan on Demand.
 

Archiefbeheer middels barcodesysteem. Rhenus Office Systems Netherlands.

Veilige en gecertificeerde toegang tot uw documenten

Dankzij ons efficiënt archiefbeheersysteem hebben onze klanten snel toegang tot hun archief. Via de snelle digitale service Scan on Demand, of we leveren binnen 24-uur de originele documenten. Uiteraard regelen we van te voren goed met u wie autorisatie heeft voor specifieke documenten en deze mag opvragen. Dit leggen we ook vast in het systeem. De toegangsgeschiedenis blijft ook na de vernietiging van de documenten in het automatiseringssysteem opgeslagen, waardoor deze altijd volledig valt te achterhalen. Zowel ons archiefbeheer systeem als onze processen zijn gecontroleerd en gecertificeerd volgens ISO 9001 en ISO 27001.

Document management systeem Rhenus met Scan on Demand service. Via ons zelf ontwikkelde automatiseringssysteem, een document management systeem,  hebben onze klanten snel toegang tot het documentenarchief.

100% AVG-Proof en veilige vernietiging

We spreken vooraf met u af welke documenten en datadragers uit uw archief na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijnen vernietigd moeten worden. Dat gebeurt ook in de gesloten procedure van Rhenus, namelijk ter plekke op de locatie van uw archief. U ontvangt een Vernietigingscertificaat als bewijs. 

Meer weten over datavernietiging van Rhenus? Klik hier. 

Archiefvernietiging door Rhenus? Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn kunnen we u documenten en datadragers veilig en AVG-Proof vernietigen met Vernietigingscertificaat.

Kostenbesparing door outsourcen archiefbeheer

Naast dat u op ruimte en mankracht bespaard, betekent veilig en veeleisend archiefbeheer ook de aanschaf en inzet van beveiligingstechnologie, een complexe infrastructuur en een revisie zekere organisatie van het totale documentenbeheer. Deze investering is noodzakelijk als u uw documenten en data wilt beveiligen. Als u kiest voor Rhenus dan bespaart u al deze kosten en kunt u vertrouwen op een veilig en betrouwbaar archiefbeheer.

Weten wat u kunt besparen? Neem contact met ons op.

Archiefruimte huren met veel toegevoegde waarde. De voordelen op een rij:

OPSLAG

  • Kostenbesparend
  • Ruimtebesparend
  • Locaties door heel Nederland en andere Europese landen
  • Opslag van papier, films, foto’s, tapes, microfiches, CD’s, harde schijven en andere datadragers
  • Opslag afhankelijk van frequentie van raadplegen

VEILIG

  • Zeer hoge security om uw vertrouwelijke gegevens te beschermen
  • Beveiligingsniveau op maat. Ook hoogste beveiligingsklasse
  • Beveiligde gebouwen, geautoriseerde toegang, gescreende medewerker
  • Bescherming tegen inbraak, brandschade, waterschade, calamiteiten en ongedierte
  • Gegevensbescherming conform AVG of hogere eisen
  • Gecertificeerde en gesloten procedure van transport naar opslag
  • Gecertificeerd ISO 9001:2015, ISO/IEC 27001, ISO 50001, ISO/IEC 21964-2018

ARCHIEFBEHEER OP MAAT

  • Archiefbeheer middels barcode systeem
  • Dossiers zjn 24/7 op te vragen
  • Inrichting autorisatiesysteem voor bevoegdheden opvragen documenten
  • Registratie van opvragingen in systeem
  • Fysieke aanlevering documenten mogelijk, snel en veilig
  • Scan on Demand specifieke documenten: snelle digitale aanlevering dossiers
  • Ook gedeeltelijke of complete digitalisering van uw archief mogelijk

DATAVERNIETIGING

  • Ook papiervernietiging en datavernietiging mogelijk op onze archiefopslaglocaties, na het verlopen van de afgesproken bewaartermijn. Volgens strengste Europese DIN 66399 normen, Veiligheidsklasse P-4/H-5 of hoger, gecertificeerd CA+, met afgifte gewaarmerkt Vernietigingscertificaat

Veelgestelde vragen archiefopslag

Wat is het meest efficiënt? Intern of extern?

Wat is het meest efficiënt? Interne of externe archiefopslag?

Er is een aantal factoren dat bepalend is voor uw keuze om de opslag van uw archief uit te besteden aan een professionele en gecertificeerde partner:

  1. De opslag van uw archief extern kan efficiënter zijn als de vierkante meterprijs van uw kantoor hoger ligt dan bij het huren van een externe archiefruimte;
  2. Uw eigen archiefruimte is niet beveiligd en de noodzakelijke beveiliging van vertrouwelijke documenten in uw archief is te kostbaar om zelf intern te regelen;
  3. Uw eigen archiefruimte is niet geconditioneerd;
  4. Het is intern bij u lastig te organiseren om vertrouwelijke documenten of dossiers uit het archief snel op te vragen. Fysiek of via Scan on Demand;
  5. Extra archiefservices zoals digitalisering van documenten die regelmatig geraadpleegd zullen worden, archiefbeheer, Scan on Demand, haal- en brengservice en documentbeheer, zijn voor u niet realiseerbaar of te duur om zelf professioneel op te zetten.

Rhenus beschikt over diverse high-security geconditioneerde archiefopslag gebouwen in Nederland en andere Europese landen, en stemt de oplossing voor uw archief op maat met u af!

add

Analoog laten of digitaliseren?

Moet ik mijn archief analoog laten of moet ik mijn archief laten digitaliseren?

Het digitaliseren van uw archief is een dienst die Rhenus ook verleent, alleen is het niet altijd slim om uw gehele archief te digitaliseren. Dat kan ook gedeeltelijk. Veel documenten die nu nog op papier staan en bewaard moeten worden, worden zelden of nooit meer geraadpleegd. Het digitaliseren daarvan is derhalve niet alleen een kostbare, maar ook inefficiënte oplossing. Door het efficiënte archief- en documentbeheer van Rhenus kan Rhenus u snel de beschikking geven over dossiers en datadragers in uw archief. U kunt ze snel en veilig opvragen. Rhenus komt ze fysiek brengen of scant documenten voor u in om ze vervolgens digitaal via een zeer beveiligd proces aan te leveren. Dit laatste noemen we Scan on Demand.

add

Wettelijke bewaartermijn verstreken?

Wat gebeurt er met het archief als de bewaartermijn verstreken is?

Wettelijk bent u verplicht om bijvoorbeeld uw administratie 7 jaar te bewaren. En misschien heeft u wel een ander archief dat u levenslang wilt bewaren? Of korter dan 7 jaar? Rhenus stemt met u precies af wat uw eisen zijn ten aanzien van de bewaartermijnen. Is de bewaartermijn verstreken dan krijgt u een seintje van Rhenus. Rhenus kan dan eveneens zorgen voor de veilige, volgens de strengste Europese normering DIN 66399, vernietiging van uw archief. Ook deze archiefvernietiging behoort tot het totaal pakket van Rhenus. Rhenus is verder CA+ gecertificeerd en beschikt over de ISO 9001 en ISO 27001 certificering. 

Download hier de wettelijke bewaartermijnen

add

Meer informatie of een offerte aanvragen voor het huren van archiefruimte?

Neem contact met ons op.

Contactformulier
Fysieke archiefopslag van dossiers en datadragers zoals harde schijven. Gecertificeerde en veilige archiefopslag met archiefbeheer.